La facturación electrónica comenzó a ser obligatoria en el ámbito de las Administraciones Públicas desde el año 2015.
Ahora, tras la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, se ha ampliado la obligación para las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
A continuación, detallamos qué Certificados son válidos para emitir facturas electrónicas.
¿Qué es la facturación electrónica?
Antes de nada hay que aclarar que la facturación electrónica es aquella que se expide y que es recibida a través de medios electrónicos.
Se trata de una factura similar a la expedida en soporte de papel. Simplemente en lugar de encontrarse en papel, se puede visualizar online.
Las facturas tienen que incluir:
- Número y fecha de expedición.
- Nombre y apellidos.
- Razón o denominación social.
- Número de identificación fiscal.
- IVA aplicable.
- Descripción.
- Cuantía total.
Es fundamental que la factura electrónica garantice quién es la persona que la emite y quién es la persona destinataria.
Además de la legibilidad de la misma y de la integridad de su contenido.
¿Qué se necesita para emitir facturas electrónicas?
Para emitir una factura electrónica es fundamental tener un Certificado Digital.
¿Qué tipos de Certificados Digitales son válidos para emitir facturas?
Son válidos los Certificados Digitales emitidos por una autoridad de registro certificada para su emisión.
En concreto, son válidos todo los Certificados de Empresa, como son:
Certificado Digital para Administrador Único o Solidario
Se expide a los administradores únicos o solidarios como representantes de las personas jurídicas para sus relaciones con la Administración.
Este certificado puede ser obtenido por: sociedades anónimas y limitadas si el representante de la sociedad es administrador único o solidario inscrito correctamente en el Registro Mercantil.
Certificado Digital de Representante de Persona Jurídica
Se expide a las personas físicas como representantes de las personas jurídicas para su uso en sus relaciones con las Administraciones públicas.
Certificado Digital de Representante para entidad sin Personalidad Jurídica
Se expide a las personas físicas como representantes de las entidades sin personalidad jurídica en el ámbito tributario y otros previstos en la legislación vigente.
Además, en el caso de actuar como una persona se puede acceder a:
Certificado Electrónico de Ciudadano o Persona Física
Este Certificado Digital vincula a su suscriptor con unos datos de verificación de firma y confirma su identidad.
Asimismo, existen otros Certificados Digitales válidos para la firma electrónica de la factura, como:
Certificado calificado de Sello Electrónico
Permite firmar digitalmente sin incorporar datos de representante o apoderado.
Es muy útil para procesos de firma desasistida.
¿Cuándo es obligatorio el uso de la factura electrónica?
Tras la publicación de la Ley Crea y Crece se establecieron dos períodos para hacer efectiva la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas.
Las empresas que facturen más de 8 millones van a tener hasta verano de 2024 para adaptarse a la nueva obligación en cuanto a facturación.
El resto de compañías tendrán un año más.
¿Cuáles son las ventajas de usar un Certificado Digital para emitir facturas electrónicas?
La principal ventaja de usar un Certificado Digital para emitir facturas electrónicas es que no se puede modificar la factura de manera posterior.
Además, el proceso de emisión y recepción es más rápido y se conoce la identidad del emisor y del receptor.
Usar el Certificado Digital para emitir facturas permite ahorrar los costes de impresión y envío postal, así como minimizar los errores humanos.
También se eliminan los gastos asociados al almacenamiento de facturas físicas.
Asimismo, los pagos se tienen más controlados y se reduce la morosidad.
Al ser un proceso automatizado, la emisión y recepción de facturas electrónicas se vuelve más rápida, lo que permite agilizar los procesos administrativos y de recursos humanos.
¿Conocías qué Certificados Digitales son válidos para emitir facturas?
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